Kako napisati izvještaj o napretku?

Veoma je važno sačiniti izvještaj o obavljenom poslu kako biste ukratko, ali jezgrovito naveli rezultate svojih aktivnosti. Postoje li posebna pravila izvještavanja koja morate znati kada počinjete pisati takvu dokumentaciju?

Izvještaj o napretku - Zahtjevi za pisanje

Zašto uopće trebate pisati izvještaj o napretku? Izvještavanje pomaže:

1. vrše kontrolu nad obavljanjem svojih dužnosti od strane zaposlenih;
2. identificirati problematična područja u radu određenog zaposlenika i odjela u cjelini;
3. saznati da li je uloženo dovoljno napora da se problem riješi;
4. održavati radnu disciplinu u timu;
5. opravdati troškove plaćanja zaposlenih.

Koji su glavni zahtjevi za izvještaj? O rezultatima svog rada treba da govorite na poslovni način, ukratko, ali istovremeno naznačujući cjelokupni obim posla.

Pametan izvještaj ne samo da će dati predstavu o tome koliko ste dobro radili, već će vas i predstaviti u povoljnom svjetlu - zaposlenika koji može izraziti svoje misli na pristupačan način, ističući glavnu stvar i ne ometajući ga nepotrebnim detalji.

Izvještaj o obavljenom poslu - koje su vrste

Sa stanovišta periodičnosti, izvještaj može biti sedmični, mjesečni, tromjesečni, godišnji.

Ponekad zaposlenik izvještava o određenom događaju (na primjer, kako je organizovana prezentacija nove knjige, za koju je bilo potrebno nekoliko dana za pripremu i izvođenje ili trodnevni trening prodaje).

Naslov izvještaja treba da sadrži podatke o vremenu, na primjer, "Izvještaj o HR seminaru 7-9. oktobra 2015."

Izveštaj o službenom putu je obavezan za sve zaposlene, bez obzira na njegovo trajanje.

Izveštaj o obavljenom radu može biti napisan u tekstualnom i statističkom obliku. Tekstualni izvještaj je koherentan narativ, dopunjen različitim grafikonima, dijagramima i tabelama.

A ako više volite statističku formu, onda se fokusirajte na ilustrativne materijale, na koje pišite objašnjenja u obliku teksta.

Struktura izvještaja

Ne postoji jedinstven standard za pisanje izveštaja o obavljenom poslu, kao ni autobiografije zaposlenog. Svaka organizacija može imati svoje zahtjeve za strukturu takvih dokumenata.

Na primjer, ova prezentacija izgleda logično: prvi dio je „Uvod“, u njemu ukratko opišite zadatke koji su vam dodijeljeni, metode koje su korištene za njihovo rješavanje i dobiveni rezultat.

U "Glavnom dijelu" detaljnije opišite redoslijed vašeg rada:

1. priprema za implementaciju projekta;
2. faze njegove implementacije (navesti sve korištene resurse: marketinško istraživanje, analitički rad, eksperimenti, poslovna putovanja, uključivanje drugih zaposlenih);
3. problemi i poteškoće, ako ih ima;
4. prijedlozi za rješavanje problema;
5. postignut rezultat.

Izvještaj u obliku tabele će izgledati više vizuelno, strukturirano i sažetije.

Ako često morate sastavljati tekuće izvještaje o obavljenom poslu, bit će zgodno pripremiti predložak u koji ćete redovno trebati unositi potrebne podatke.

A kako ne biste zaboravili ništa važno za protekli radni dan, izdvojite nekoliko minuta iz rasporeda tako što ćete zapisati sve što ste radili. U suprotnom, sigurno ćete nešto propustiti.

Kada sastavljate godišnji izvještaj, analizirajte dinamiku ostvarenih rezultata u poređenju sa prethodnom godinom i dajući prognozu za narednu godinu.

Kao dodatak glavnom dijelu izvještaja priložiti materijale koji potvrđuju navedene činjenice - kopije zahvalnica i upisa u knjigu gostiju, novinske publikacije o održanim događajima, čekove i fakture.

Bolje je odvojiti finansijski dio u poseban odjeljak, koji treba popuniti prema zahtjevima računovodstvenog odjela vaše organizacije.

Izvještaj o napretku zaključuje odjeljak Zaključak. U njemu formulišete zaključke i sugestije koje su proizašle iz obavljenog posla, ukoliko ih smatrate korisnima za poboljšanje učinka vaše organizacije.

Izveštaj o obavljenom radu štampa se na A4 listovima. Stranice treba numerisati, izdati naslovnu stranu.

Kada je vaš dokument dovoljno dugačak, napravite zaseban sadržaj - to će olakšati navigaciju u vašem izvještaju.

Može postojati i ovakav izvještaj:

PUNO IME.________
Naziv posla_________
Pododjeljenje_______

Glavna dostignuća u proteklom periodu:

• u profesionalnoj djelatnosti;
• u smislu ličnog razvoja.

Šta nije uspelo i zašto.
Potreba za dodatnom obukom.
Prijedlozi za poboljšanje organizacije vašeg rada.
Željena područja odgovornosti i razvoja karijere.
Potpis_______
Datum__________

Sposobnost da napišete razuman izvještaj o obavljenom poslu pomoći će vam da pružite konkretne dokaze da radite savjesno, da se nosite sa svojim obavezama. A, osim toga, ovo je značajan argument za vlasti, ako odlučite da pokrenete pitanje